Wenn in Ihrem Bereich des öfteren Projekte mit einer mehrmonatigen oder mehrjährigen Laufzeit abgewickelt werden, deren ExpertInnen und TeilnehmerInnen nicht nur aus Ihrem Haus, sondern aus unterschiedlichsten Institutionen und Orten kommen, dann kennen Sie den Aufwand, der mit der Datenpflege und Informationsverteilung verbunden ist: Termine müssen avisiert, Protokolle und Unterlagen versendet und Kontaktdaten laufend aktualisiert und verteilt werden.

Die IOS-Projektplattform ermöglicht eine strukturierte Darstellung der Projekt-informationen und verringert gleichzeitig den Kommunikationsaufwand wesentlich. Umgesetzt wird dies durch eine web-basierte Datenbank.

Projektdatenbank als Webplattform

Informationen und Dokumente zum Projekt werden in strukturierter Form gespeichert und für berechtigte Personen dezentral abrufbar gemacht. Berichte, Ergebnisse, Statistiken, Auswertungen, Präsentationen, Studien, Gesetzestexte usw. werden in einer Datenbank systematisch abgelegt und sind dann – dem aktuellen technologischen Status quo entsprechend – via Internet zugänglich.

Einfache Bedienung und effiziente Funktionalität

Die Datenbank wird auf MySQL-Basis mit HTML-Oberflächen realisiert, sodass ihre Inhalte mit jedem üblichen Internet-Browser (z.B. MS Internet Explorer, Netscape Navigator usw.) abgerufen werden können. Sie verfügt über übersichtliche Oberflächen zur Ausgabe der Daten sowie differenzierte Suchfunktionen. Höchste Sicherheitsstandards garantieren, dass BenutzerInnen ohne Berechtigung keinen Zugang zu den Informationen bekommen.

Die Webplattform erlaubt einem definierten UserInnenkreis, unabhängig von Zeit und Ort auf alle eingespeisten Informationen und Dokumente zuzugreifen und sie bei Bedarf weiter zu verarbeiten. Damit müssen die relevanten Dokumente, Termine und Kontaktdaten nicht mehr mühsam an ProjektteilnehmerInnen versendet werden, alle sind jederzeit und überall auf dem selben Stand, und die gesamte Projekthistorie bleibt nachvollziehbar.

Systematische Ablage

Dabei garantiert – zusätzlich zu den Suchfunktionen – eine auf das jeweilige Projekt abgestimmte Systematik, dass eine gezielte und differenzierte Auswahl der Informationen einfach getroffen werden kann. Gemeinsam mit der Projektleitung entwickeln wir diese inhaltliche Rahmenstruktur, in die während des Projekts laufend relevante Informationen eingepflegt werden können. Die Systematik kann während der Projektlaufzeit bei Bedarf flexibel adaptiert und erweitert werden.

Nutzen der Webplattform

• dezentrale Zugriffsmöglichkeit
• kein Versenden von Informationen an ProjektteilnehmerInnen notwendig
• einfache Bedienung durch gewohnte Browser-Oberfläche
• übersichtliches Ablagesystem
• flexible Erweiterungsoptionen
• keine Installation vor Ort notwendig
• Zeitersparnis durch rasches Auffinden von relevanten Informationen
• zentrale Verwaltung und Verfügbarkeit

Integrierte Mediendatenbank

Im Zusammenhang mit der IOS-Projektplattform hat sich in der Vergangenheit die gezielte Beobachtung und Dokumentation der medialen Berichterstattung zu den relevanten Themenbereichen bewährt, welche wir in Form einer Mediendatenbank als optionale Erweiterungsmöglichkeit zur Projektplattform anbieten.

Projektdokumentation

Nach dem Ende der Projektlaufzeit bzw. auch während der Laufzeit kann die Datenbank als Basis für eine aussagekräftige Projektdarstellung dienen. Die Erstellung entsprechender Zwischen- oder Endberichte bieten wir sowohl in druckfertiger als auch elektronischer Ausarbeitung an.

Unterstützung bei öffentlichem Auftritt

Bei Projekten mit längerer Laufzeit und erwünschter öffentlicher Wirkung unterstützt IOS-Management den Auftraggeber gerne dabei, das Projekt nach außen hin darzustellen und öffentlich zu präsentieren.
Mit allen Aktivitäten im Bereich Öffentlichkeitsarbeit verbunden ist die Aufgabe der Gestaltung des öffentlichen Erscheinungsbildes. Sinnvoll können hier folgende, aufeinander abgestimmte Maßnahmen sein:

• die Gestaltung eines Projekt-Logos
• die Entwicklung eines darauf basierenden Corporate Designs
• die Gestaltung einer öffentlichen Projekthomepage

Darüber hinaus bietet IOS-Management in Abstimmung mit dem Auftraggeber die Gestaltung aller gewünschten grafischen oder elektronischen Komponenten an, wie bspw. elektronische Vorlagen für Dokumente, Berichte oder Newsletter, Drucksorten wie Folder, Broschüren, Mappen, Plakate usw.